Приобретение товаров и услуг

Для отражения факта закупки товаров, приемки товаров на комиссию, выполнения работ и оказания услуг сторонним контрагентом предназначен документ Приобретение товаров и услуг. С использованием документа приобретения также регистрируется информация о поступлении товаров, приобретенных от подотчетника.

Приобретение может быть оформлено как по заказу поставщику, так и без использования заказа. Также приобретение можно оформить на основании соглашения об условиях закупки или вручную в рамках рабочего места Закупки – Закупки - Документы закупки (все).

Если с поставщиком заключено несколько соглашений об условиях закупки, то в документе приобретения необходимо выбрать соглашение из списка, из которого будут заполняться все условия закупки (организация, контрагент, склад, валюта, вид цены поставщика, признак «Цена включает НДС» и т. д.). Соглашением определяется организация, а не организацией определяется, какие соглашения показывать в списке выбора. Для выбора доступны все незакрытые соглашения.

Если с поставщиком оформлено одно соглашение, то оно будет автоматически заполняться в приобретении при указании поставщика.

Если поставка товаров будет производиться на одну складскую территорию, в поле Склад в документах закупки указывается значение склада, на который будет производиться поставка.

Для возможности оформления заказа поставщику и поступления  товаров на разные склады в рамках одного документа необходимо включить функциональную опцию НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Закупки – Документы закупок – Поступление товаров на несколько складов.

Если поставка товаров предполагается на несколько складских территорий, то в шапке документа в поле Склад необходимо выбрать группу складов, в которую входят нужные складские территории. Склады, содержащиеся в выбранной группе, указываются в табличной части «Товары» в документах закупки. Список складов, которые можно будет указать в табличной части, ограничивается как принадлежностью к данной группе, так и теми ограничениями по группе доступности складов, которые указаны для пользователя.

Предварительно необходимо сгруппировать склады и для каждой группы, используя настройку Выбор этой группы, определить возможность указывать эту группу в шапке документа, а элементы (склады), содержащиеся в этой группе, в табличной части документа на закладке «Товары».

Предусмотрены следующие варианты настройки Выбор этой группы:

■ Запретить. Склады, которые относятся к данной группе, нельзя будет указывать в табличной части документов. Заказы и накладные можно будет оформить только на конкретный склад, который будет указан в шапке документа.

■ Разрешить в заказах. Склады, которые относятся к данной группе, можно указывать в табличных частях заказов. Накладные должны быть оформлены отдельно для каждого склада.

■ Разрешить в заказах и накладных. Склады, которые относятся к данной группе, можно указывать как в табличных частях заказов, так и в табличных частях накладных.

Если в шапке заказа поставщику указана группа складов, для которой установлен флаг Разрешить в заказах и накладных, то на основании документа Заказ поставщику будет оформлен один документ Приобретение товаров и услуг также на группу складов. В табличной части документа приобретения товаров и услуг будет заполнена информация о складах, указанных в табличной части заказа поставщику.

Если в шапке заказа поставщику указана группа складов, для которой установлен флаг Разрешить в заказах, то на основании документа Заказ поставщику необходимо оформить отдельные документы приобретения по каждому складу.

Оформить поступление по нескольким заказам можно только в том случае, если в заказах совпадают поля Поставщик, Контрагент, Организация, Склад, Операция, Валюта, Налогообложение, Цена включает НДС.

Документ приобретения товаров и услуг может быть оформлен на группу складов и без использования заказа. В этом случае в шапке документа приобретения указывается группа складов, для которой установлен флаг Разрешить в заказах и накладных. Информация о складах указывается в табличной части приобретения товаров и услуг.

Возможность оформления приобретения товаров или оказания услуг по нескольким заказам поставщикам доступно при установленной функциональной опции НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Закупки – Заказы поставщикам – Поступление по нескольким заказам.

В новом документе Приобретение товаров и услуг заполняются основные реквизиты:

■ Поставщик.

■ Контрагент.

■ Операция.

■ Организация.

■ Склад.

■ Налогообложение.

■ Валюта.

Табличная часть документа приобретения товаров и услуг заполняется поступившими товарами (услугами). Информация о товарах может быть заполнена с помощью сканера штрихкодов или на основании информации о фактически поступивших товарах (при работе на ордерном складе).

Для автоматического распределения поступивших товаров по заказам поставщикам необходимо в документе приобретения на закладке Основное установить флаг Поступление по заказу.

При установке этого флага программа автоматически пытается привязать строки в списке товаров в табличной части поступления к строкам заказов поставщикам, по которым еще не оформлено приобретение, ожидается поступление. Заказы поставщикам подбираются по совпадающим значениям реквизитов в заказе и накладной, подбор выполняется по ФИФО по дате поступления, указанной в заказе. В первую очередь, к приобретению привязывается заказ поставщику с наиболее ранней датой поступления. Если дата поступления не заполнена, то подбор выполняется по ФИФО по дате отгрузке, указанной в заказе.

После подтверждения по заказам поставщикам будут распределены товары в накладной. То есть после установки флага программа попытается заполнить накладную еще не поступившими товарами из заказов поставщикам. При распределении будут учитываться только те заказы, по которым ожидается поступление товаров (установлен статус Подтвержден).

При этом товары в накладной будут автоматически распределены только по тем заказам, в которых значения всех указанных выше (основных) реквизитов, а также значения реквизитов «Соглашение», «Договор», признаков «Цена включает НДС», «Вернуть многооборотную тару», «Требуется залог за тару»  совпадают со значениями в накладной. Признак Списать на расходы также должен совпадать в заказе и накладной, но статья и аналитика могут отличаться.

Если значения реквизитов заказа и приобретения отличаются, то товары по накладной не будут автоматически распределены по таким заказам, товары в накладной будут отмечены как строки сверх заказа. Например, если в заказе указано соглашение, а в накладной нет, то накладная не будет заполнена товарами из такого заказа (даже при условии, что все остальные реквизиты накладной и заказа совпадают). По такому заказу поставщику будет ожидаться поступление.

Если в накладной не указаны поступившие товары, то при установке флага Поступление по заказу накладная будет заполнена всеми товарами из заказов, по которым еще не оформлено поступление, но при условии, что совпадают значения указанных выше реквизитов.

Если поставщик сообщает список заказов, по которым оформляется поставка, то можно оформить приобретение по списку заказов в рабочем месте Закупки – Закупки - Накладные к оформлению. Накладная будет заполнена теми товарами, которые поставщик еще не поставил по заказам.

Поставщик может прислать товар, который не заказывали или товар, который заказывали, но в большем количестве. В таких случаях для проведения документа приобретения товаров и услуг нужно изменять исходное количество в заказе либо такие строки в документе приобретения отражать как строки сверх заказа, используя пиктограмму  на форме документа приобретения. Признак сверх заказа позволяет, в том числе, идентифицировать перепоставку товаров относительно заказов поставщикам.

Если поступление оформляется по нескольким заказам и поступил товар, которого нет в заказах, то при добавлении новой строки с таким товаром в табличную часть документа приобретения товаров и услуг для этого товара автоматически устанавливается признак «сверх заказа».

Для строки товара с признаком сверх заказа в табличной части приобретения необходимо будет указать заказ поставщику, по отношению к которому эта строка будет «идти» сверх заказа. В форме выбора заказов поставщикам будут отображаться заказы, у которых значения указанных выше реквизитов совпадают со значениями реквизитов поступления.

Если расчеты ведутся по заказам, то выбор заказа в приобретении для строки сверх заказа приводит к изменению взаиморасчетов по указанному заказу как объекту расчетов (увеличивается «наш» долг перед поставщиком на сумму строки сверх заказа). Изменение взаиморасчетов можно увидеть, например, в отчете «Состояние выполнения», доступном из форм документов заказов/приобретений.

Если поступление оформляется по одному заказу, то по умолчанию строка сверх заказа «идет» относительно заказа, по которому оформлено поступление.

Если же поступил товар, но в количестве большем, чем по заказу поставщику, то для проведения документа приобретения товаров и услуг превышающее количество товара необходимо пометить как строку сверх заказа, используя пиктограмму , как на рисунке ниже.

Если функциональная опция Поступление по нескольким заказам не включена, то при установке флага Поступление по заказу будет открываться форма с возможностью выбора конкретного заказа поставщику, к которому необходимо привязать строки поступления. В форме выбора будут доступны заказы поставщикам, у которых значения указанных выше реквизитов совпадают со значениями реквизитов поступления.

В табличную часть документа Приобретение товаров и услуг можно подобрать товары из распоряжений - заказов, а также из приходных ордеров на товары, оформленных по этим распоряжениям, тем самым распределив товары по заказам.  Если приобретение товаров и услуг оформлено на склад, на котором используется ордерная схема документооборота при поступлении, то для подбора товаров предусмотрена команда Заполнить – Подобрать товары по заказам/ордерам.

В форме подбора товаров по заказам/ордерам отображается список товаров из заказов и приходных ордеров на товары, по которым не оформлены накладные и, в которых значения основных реквизитов совпадают со значения реквизитов в накладной.

В форме подбора переключатель:

■ Все принятые - позволяет заполнить количество в накладной тем количеством, которое указано в приходных ордерах на товары (то есть количеством принятых товаров).

■ Все заказанные – позволяет заполнить количество в накладной тем количеством, которое указано в заказах поставщикам (то есть количеством заказанных товаров).

В форме необходимо флагами отметить те строки, которые необходимо перенести в документ.

По команде Перенести информация по отмеченным строкам будет обновлена в документе.

Если приобретение товаров и услуг оформлено на склад, на котором не используется ордерная схема документооборота при поступлении, то для подбора товаров в табличную часть документа Приобретение товаров и услуг команда Подобрать товары по заказам/ордерам принимает наименование Подобрать товары из заказов.

В форме подбора будет показан список товаров из заказов, в которых значения основных реквизитов совпадают со значениями реквизитов в приобретении. В форме необходимо отметить флагами те позиции из распоряжения, которые требуется перенести в документ приобретения. Если в распоряжении были добавлены новые строки, то такие строки при открытии формы по умолчанию будут отмечены флагами.

Цена и сумма по заказу может не совпадать с ценой и суммой поступления.

В документе поступления отображаются две цены: цена, указанная в заказе (колонка «Цена в заказе») и цена поставки (колонка «Цена»). Если цена поставки отличается от цены заказа, то программа отмечает такие цены заказа цветом (зеленым или красным в зависимости от направления отклонения). Контролировать информацию о несоответствии цен в заказе и поступлении можно с использованием пиктограмм:

■ - цена в поступлении ниже цены в заказе.

■ - цена в поступлении выше цены в заказе.

Если цена по документу Приобретение товаров и услуг отличается от цены по документу Заказ поставщику, то с целью привлечения внимания пользователя на форме документа приобретения товаров и услуг выводится пиктограмма  с информацией об отклонениях цен поступления от цен заказа. На основе данной информации можно принять необходимые решения: например, связаться с поставщиком для уточнения причины изменения цен, отказаться от поступления по измененным ценам и т.п.

Для закрытия заказа цены по заказу необходимо будет привести в соответствие с ценами поступления. Скорректировать цены и суммы заказа можно с использованием помощника закрытия заказа, доступного по гиперссылке Закрыть заказ на форме заказа или приобретения. В помощнике будут показаны позиции, цена поставки которых отличается от цены в заказе и процент отклонения от цены поставки. Можно проконтролировать список позиций и процент отклонения цены. По результату корректировки цен цены и суммы заказа будут приведены в соответствие ценам и суммам поступления.

Предусмотрена возможность в момент приобретения отнести на статью расходов расходы, связанные с приобретением товаров, работ. Для этого в табличной части документов Заказ поставщику, Приобретение товаров и услуг для номенклатуры с типом «Товар», «Работа» необходимо установить флаг Списать на расходы.

При выборе номенклатуры с типом «Услуга» флаг Списать на расходы устанавливается автоматически.

При установленном флаге Списать на расходы в документе обязательно заполнение подразделения-получателя, доступен выбор статьи и аналитики расходов, которые определяют дальнейший учет расходов.

Подразделение-получатель - это подразделение, ответственное за данный расход. То есть, кто будет отвечать за возникновение и распределение данных расходов - фактически «администратор» или «ответственный» за расход.

Аналитика расхода - это любой объект, с которым связан данный расход. В частности подразделение, указанное в аналитике расхода, говорит о том, что именно с этим подразделением был связан данный расход. Фактически это источник данного расхода.

Подразделение - источник расхода не всегда является и администратором данного расхода. Поэтому есть возможность указать разные подразделения: как получатель и как аналитика.

При проведении документа приобретения с флагом списания стоимости ТМЦ на расходы не формируются движения в регистры оперативного учета товаров, формируется движение в регистр накопления «Прочие расходы». Стоимость такого товара учитывается как расход.

Если в документе приобретения стоимость товара сразу списывается на расходы, то такой товар как номенклатура не учитывается, движения в регистры себестоимости товаров не делаются.

При отражении документа приобретения в регламентированном учете формируются проводки по отнесению стоимости ТМЦ на расходы.

Услуга же при поступлении всегда списывается на расходы без оприходования. Поэтому при добавлении номенклатуры с типом Услуга» в документе приобретения товаров и услуг флаг Списать на расходы устанавливается автоматически и недоступен для изменения.

Если в информационной базе есть хотя бы один склад, на котором используется ордерная схема документооборота, то на форме документа Приобретение товаров и услуг на закладке Дополнительно доступно поле Дата поступления.

Дата поступления – это ожидаемая дата поступления товаров на склад. По этой дате можно отслеживать ожидаемое поступление товаров с использованием отчета Остатки и доступность товаров.

В документе Заказ поставщику также предусмотрен реквизит Дата поступления. Дата поступления в приобретении товаров и услуг может не совпадать с датой поступления в заказе поставщику.

Распоряжением на приемку товаров на склад может быть документ «Заказ поставщику», накладная – документ «Приобретение товаров и услуг» (как по заказу, так и без заказа) или договор с поставщиком. Если накладная является распоряжением на приемку товаров на склад, то по указанной дате будет формироваться график поступления товаров. Если дата поступления не заполнена, то накладная будет двигать график поступления датой документа.

График поступления товаров отражает сроки (ожидаемые даты поступления), в которые должен поступить товар от поставщика на склад покупателя.

Дату поступления имеет смысл заполнять в накладной в случаях:

■ Приобретение товаров и услуг является распоряжением на приемку товаров (как по заказу, так и без заказа).

■ Приобретение товаров и услуг не по заказу и договор с поставщиком является распоряжением на приемку товаров.

■ В приобретении товаров и услуг есть строки сверх заказа.

В накладной дата поступления заполняется вручную.